Die Personalleiterin des Österreichischen Roten Kreuz gibt uns wertvolle Tipps für eine gelungene Bewerbung. Damit wir nicht für immer Tiefkühl-Pizza essen müssen. Susanne Ebner ist studierte Psychologin und arbeitet seit über zehn Jahren als Expertin im Personalwesen.
Könnten Sie uns kurz Ihren beruflichen Werdegang beschreiben und die wichtigsten Stationen ihrer Ausbildung darstellen?
Ebner: Im Rahmen meines Psychologie-Studiums habe ich einen Schwerpunkt im wirtschaftlichen Sektor gesetzt und mich bereits während meiner Ausbildung auf den Personalbereich konzentriert. Gleich nach dem Studium war ich kurz als Trainerin im arbeitsmarktpolitischen Bereich tätig, daraufhin viele Jahre als Personalentwicklerin in einem internationalen Konzern. Nun bin ich seit rund 5 Jahren für das Österreichische Rote Kreuz tätig, zuerst als Abteilungsleiterin für Personalentwicklung und seit kurzem als Personalleiterin.
Wielange arbeiten Sie schon für das Rote Kreuz?
Ebner: Meine Stelle beim Roten Kreuz habe ich erhalten, ohne dass ich mich ursprünglich aktiv dafür beworben habe. Eines Tages erhielt ich einen Anruf von einem Personalberatungsunternehmen, mit der Frage, ob ich mich beruflich verändern möchte, ein Kunde hat eine interessante offene Position anzubieten. Bei einem Erstgespräch habe ich erfahren, um welche Organisation es sich handelt und war natürlich begeistert. Ich habe mich dann entschlossen von der Privatwirtschaft in den NPO Bereich zu wechseln und bin nach wie vor sehr gerne für das ÖRK tätig.
Wie sollte aus Ihrer Sicht ein „optimal gestalteter“ Lebenslauf aussehen? Gibt es öffentlich zugängliche Vorlagen?
Ebner: In meiner nunmehr über 10-jährigen Erfahrung als Personalistin habe ich sicherlich tausende Lebensläufe geprüft. Am übersichtlichsten und aussagekräftigsten finde ich persönlich Lebensläufe in tabellarischer Form. Was den Aufbau betrifft, so empfehle ich vor allem Studienabgängern auf ihre Berufserfahrungen hinzuweisen (in Praktika oder Nebenbeschäftigungen während des Studiums). Sehr häufig bemerke ich, dass gerade Absolventen auf ihre vielfältigen Ausbildungen und Ausbildungsschwerpunkte hinweisen und Praktika oder andere berufliche Erfahrungen bei ihren Unterlagen in den Hintergrund stellen. Als Personalistin achte ich vor allem auf berufliche Erfahrungen, auch wenn diese in einem anderen Sektor getätigt wurden. Es gibt natürlich auch Vorlagen wie den Europass Lebenslauf. Ich persönlich schätze diese Vorlage allerdings nicht sehr, da die Individualität des Anschreibens deutlich eingeschränkt wird.
Sollte man sich an die „Amerikanische“ oder an die „europäische“ Lebenslaufform halten?
Ebner: Dies ist sicherlich abhängig, für welche Position man sich bewirbt. In internationalen Konzernen, die evt. ihr Stelleninserat sogar in Englisch formulieren ist ein anderes Anschreiben bzw. ein anderer Lebenslauf erforderlich als in einem kleineren Unternehmen.
Wie wichtig sind Bestätigungen über Tätigkeiten?
Ebner: Im Bewerbungsprozess an sich, lege ich noch nicht viel Wert auf Nachweise wie Dienstzeugnisse oder Zertifikate. Ob ein Kandidat bestimmte Ausbildungen oder Erfahrungen tatsächlich gemacht hat und was er/sie davon mitnehmen konnte, zeigt sich sehr rasch und einfach bereits im Erstgespräch. Dienstzeugnisse und Bestätigungen sind für mich erst wichtig, sobald es zu einer Einstellung kommt, dann verlangen wir einen Nachweis für die im Lebenslauf angeführten Erfahrungen bzw. Ausbildungen.
Was ist ein absolutes No Go im Bewerbungsverfahren?
Schlampige Bewerbungsunterlagen: Ich empfehle bereits das Anschreiben bzw. den Lebenslauf genau prüfen zu lassen, ob sicher keine Tippfehler darin vorkommen. Es macht einen sehr schlechten Eindruck, wenn bereits in den Unterlagen mehrere Tippfehler aufscheinen. Ich persönlich betrachte die Bewerbungsunterlagen als erste Arbeitsprobe.
Mangelnde Flexibilität: Eine weitere Hürde kann die Terminvereinbarung darstellen. Üblicherweise werden Kandidaten mehrere Terminvorschläge für ein mögliches Gespräch gemacht. Kandidaten die selbst nach dem 4. oder 5. Terminvorschlag noch immer keine Zeit haben, weil Sie zur Tennisstunde müssen, machen keinen motivierten Eindruck.
Zu spät kommen: Ich empfehle zu einem Gespräch ca. 15 min früher zu erscheinen, um etwaige Pannen oder Verkehrsprobleme kompensieren zu können. Sollten Sie es dennoch einmal nicht schaffen, bitte rufen Sie vor dem Termin an und erkundigen Sie sich ob es in Ordnung ist, dass Sie später kommen oder, ob es möglich ist den Termin zu verschieben.
Wie wichtig ist ein professionelles Bewerbungsfoto (das vielleicht sogar Geld gekostet hat?)
Ebner: Grundsätzlich finde ich Fotos sehr wichtig, da sie den Gesamteindruck der Unterlagen abrunden. Es geht aus meiner Sicht nicht darum, wie jemand aussieht sondern was das Bild an sich vermittelt. Mehr als 95% der bei mir einlangenden Bewerbungsunterlagen verfügen über ein Bewerbungsfoto. Dadurch haben Sie die Möglichkeit besser im Gedächtnis zu bleiben. Eine Investition für ein professionelles Foto lohnt sich aus meiner Sicht auf jeden Fall.
Wie kann man noch in einer schriftlichen / digitalen Bewerbung überzeugen? (gestalterisch, inhaltlich)
Ebner: Wichtig bei der Gestaltung einer Bewerbung erachte ich die Gliederung. Die Bewerbung soll prägnant die wesentlichen Punkte Ihres Werdegangs aufzeigen. Dabei können sparsam eingesetzte Hervorhebungen unterstützen.
Wie wichtig sind Noten und Zeugnisse?
Ebner: Welche Bedeutung Noten zugemessen wird, ist sicherlich von der Position abhängig. Je weniger Berufserfahrung vorhanden ist, desto stärker fließen in die Beurteilung einer Bewerbung etwaige Zeugnisse bzw. Noten ein.
Welche Rolle spielt der Dresscode? Gibt es allgemein gültige Regeln für den Dresscode?
Ebner: Angemessene Kleidung spielt wie ich denke eine sehr große Rolle. Die Kleidung soll zur Organisation und Tätigkeit passen. Kleiden Sie sich so, wie sie sich auf für einen wichtigen beruflichen Termin kleiden würden. Anzug oder Kostüm sind kein Muss, in manchen Branchen allerdings gewünscht. Verlieren Sie allerdings nicht ihren persönlichen Stil außer Augen und tragen Sie keinesfalls Kleidung, in der Sie sich unwohl fühlen!
Wie lang kann / darf ein Lebenslauf sein? (z.b. Seitenanzahl)
Ebner: Der Lebenslauf soll gut überschaubar sein, dies ist er aus meiner Sicht bis zu einem Umfang von max. 3 Seiten. Vermeiden Sie als Berufseinsteiger, ihre Bewerbungsunterlagen unnötig auszudehnen.
Sind amtliche Führungszeugnisse prinzipiell beizulegen?
Ebner: Nein. Lediglich, wenn diese ausdrücklich angefordert werden.
Spielt das Alter des Bewerbers bzw. die fortlaufende Semesteranzahl eine Rolle? (K.O. Für Langzeitstudenten?)
Ebner: Wenn es schlüssig aus den Unterlagen hervorgeht, wo die Gründe für ein Langzeitstudium lagen, stellt dies kein Hindernis dar. Beispielsweise durch Berufstätigkeit, Reisen, Auslandssemester oder familiäre Veränderungen verursachte Verlängerungen des Studiums betrachte ich persönlich nicht als K.O.-Kriterium. Ist es nicht schlüssig, warum der Kandidat besonders lange Zeit für sein Studium benötigt hat, wird die Bewerbung voraussichtlich mit geringerer Priorität gereiht.
Wie sollte ein Motivationsschreiben aussehen? Wie lang sollte es sein? Auf welche Aspekte sollte man hier zu sprechen kommen?
Ebner: Für ein Motivationsschreiben ist eine Seite ausreichend. Wichtig dabei ist, auf das Anforderungsprofil einzugehen und auf Anknüpfungspunkte aus der eigenen Ausbildung und Berufserfahrung dazu. Es soll aus dem Anschreiben hervor gehen, dass der Kandidat/die Kandidatin sich über das Unternehmen informiert hat und sich damit auseinander gesetzt hat.
Gibt es Formulierungen die man im Lebenslauf / Motivationsschreiben vermeiden sollte?
Ebner: Ich persönlich empfehle eher kurze Sätze und klare, prägnante Aussagen, Übertriebene Höflichkeitsfloskeln finde ich nicht mehr zeitgemäß. Auch von Konjunktiven rate ich ab: z.B. „ ich möchte mich gerne verändern“ “ich würde gerne in Ihrer Organisation mitarbeiten“ .-> statt dessen: „Ich bin bereit für den Berufseinstieg und freue mich auf meine erste Tätigkeit nach meinem Studium“., oder „Sehr gerne bringe ich mich mit meinen Erfahrungen und Ausbildungen in Ihrer Organisation ein“.
Wie sollte man sich im Face To Face Bewerbungsgespräch verhalten? Gibt es auch hier Knock Out Kriterien?
Ebner: Natürlich gibt es hier Knock-Out Kritierien! Bereits zu Beginn des Gespräches kann es zu Fehlern kommen. Beispielsweise die Namen der Ihnen gegenübersitzenden Gesprächspartner zu vergessen. Falls Sie sich aufgrund von Nervosität die Namen nicht merken können, notieren Sie diese. Schalten Sie unbedingt Ihr Handy während des Gespräches ab! Kommen Sie auf den Punkt, sprechen Sie über sich selbst und nicht über andere. Wenn über andere dann nie abwertend. Lügen Sie nicht bzw. übertreiben Sie nicht.
Wie wichtig sind Hobbys ? Wie wichtig ist die Persönlichkeit eines Bewerbers?
Ebner: Die Persönlichkeit eines Bewerbers erachte ich als sehr wichtig. Der Personalist/der Personalistin, dem/der Sie bei einem Gespräch gegenübersitzen muss sich ein Bild darüber machen, wie gut Sie in ein bestehendes Team bzw. in die Organisation passen – nicht nur fachlich, sondern vor allem persönlich. Hobbies können somit in einem Gespräch oder Lebenslauf erwähnt werden, allerdings nur am Rande und – was besonders wichtig ist – sie müssen auch den Tatsachen entsprechen. Rechnen Sie mit Rückfragen zu Ihren Interessen! Wenn sich dann herausstellen sollte, dass Sie geschwindelt haben, haben Sie ihre Glaubwürdigkeit verloren.
Wie kann man sich auf ein Bewerbungsgespräch vorbereiten?
Ebner: Lesen Sie sich das Stelleninserat genau durch und besuchen Sie die Firmenhomepage. Machen Sie sich gern auch Notizen dazu und nehmen Sie diese zum Interview mit. Machen Sie sich ein Bild darüber wieviele Beschäftigte das Unternehmen hat, um welche Rechtsform es sich handelt, wo es Unternehmensstandorte gibt und über die Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens. Wenn Sie dies dann geschickt in ein Gespräch einfließen lassen, signalisieren sie Interesse und Motivation. Vergleichbar qualifizierten Kandidaten gegenüber können dadurch sicherlich einen Pluspunkt erwerben.
Sollte man noch zusätzliche Dinge (wie z.B. Arbeitsproben) unaufgefordert mitschicken?
Ebner: Aus meiner Sicht sind Arbeitsproben im Vorfeld nicht relevant. Ich betrachte die Bewerbungsunterlagen an sich als Arbeitsproben. Zu einem Gespräch Arbeitsproben mitzubringen finde ich sehr gut, damit können Sie möglicherweise zusätzlich punkten.
UNIMAG: Sehr geehrte Frau Ebner, wir danken für dieses Gespräch!
