In vielen Stellenausschreibungen findet sich der Hinweis, dass das Unternehmen die vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail erhalten will. Andere Firmen stellen auf ihrer Karriere-Seite dafür ein Online-Formular bereit.
Wenn eine Online-Bewerbung eingefordert wird, haben postalische Bewerbungen sehr wahrscheinlich keine Chance. Mit den Bewerbungen auf digitalem Weg sparen Unternehmen und Bewerber Zeit, Material und Kosten. Online-Formulare ermöglichen außerdem eine digitale Standardisierung des Recruitings. Eine Online-Bewerbung erfordert jedoch die gleiche Sorgfalt wie eine herkömmliche Bewerbung, zusätzlich sind einige spezielle Regeln zu beachten:
- Der Inhalt einer Online-Bewerbung
Eine Online-Bewerbung enthält die gleichen Dokumente wie eine postalische Bewerbung: Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen, die in dieser Reihenfolge zusammengestellt und versendet werden. In Bewerbungsformularen bieten die Firmen in der Regel die Möglichkeit, Dateianhänge einzufügen. - Das richtige Format
Das optimale Format für die Online-Bewerbung ist eine PDF-Datei. Von den meisten Firmen wird dieses Format für Dateianhänge explizit gefordert – andere Formate lassen sich nicht sicher öffnen und bergen die Gefahr von Computerviren. Die Dokumente werden in einer einzigen Datei zusammengeführt. Deren Größe darf für einen problemlosen Versand drei Megabyte nicht überschreiten. - Wo wird das Anschreiben platziert?
Bei einer postalischen Bewerbung ist das Anschreiben das erste Dokument der Mappe – und sollte dies auch in einer digitalen Bewerbungsmappe sein. Es steht an erster Stelle in der PDF-Datei, wird also nicht direkt in die E-Mail oder das Freitext-Feld von Formularen eingefügt. - Relevante Informationen in der E-Mail
In die Betreffzeile der E-Mail gehört der Verweis, dass es sich um eine Bewerbung handelt und um welche Stelle es dabei geht. Außerdem muss sie alle Kontaktdaten enthalten. Bewerber können in ihrer Mail entweder nur auf die Übersendung der Bewerbungsunterlagen verweisen oder eine komprimierte Form ihres Bewerbungsschreibens schicken, aus der bereits hervorgeht, dass es sich um einen interessanten Kandidaten handelt. - …und im Freitext-Feld von Formularen
Das Freitext-Feld lässt sich je nach der Struktur des Formulars als für ein komprimiertes Anschreiben oder Motivationsschreiben verwenden, deren Umfang oft auf eine bestimmte Zeichenanzahl limitiert ist. - Online-Formulare – Vollständigkeit ist Pflicht
Wer bei den Online-Bewerbungsformularen nicht alle Felder ausfüllt, riskiert, dass das System seine Bewerbung sofort aussortiert – Vollständigkeit ist also Pflicht. In der Regel verlangen die Unternehmen außerdem die Übermittlung der kompletten Bewerbungsunterlagen. - Umgang mit Auswahllisten
Auswahllisten ermöglichen unter anderem, den eigenen Studiengang in die Formulare einzugeben, erfassen allerdings nicht immer alle relevanten Studiengänge. Bei solchen Unklarheiten sollten Bewerber das Unternehmen per E-Mail oder telefonisch kontaktieren – bei Eingabe eines nur vergleichbaren Studienganges oder anderen Unklarheiten laufen sie Gefahr, dass das System sie trotz persönlicher Eignung automatisch ablehnt. - Optionale Angaben
Optionale Angaben in Bewerbungsformularen eröffnen Chancen. Grundsätzlich mobile Bewerber können bei einigen Firmen beispielsweise zwischen verschiedenen nationalen und internationalen Arbeitsorten und damit auch zwischen verschiedenen Job-Optionen wählen. - Neutrale E-Mail-Adresse
Die angegebene E-Mail-Adresse sollte einen professionellen Eindruck machen. Am besten ist eine neutrale Adresse mit dem eigenen Namen (Max.Mustermann@provider.at). - Selbstverständlichkeiten
Selbstverständlichkeiten sind auch bei Online-Bewerbungen exakte Formulierungen, formelle Anreden und Fehlerfreiheit. Auch in ihrer Tonlage zu legere E-Mails und Formulareinträge sind tabu – was von Bewerbern jedoch oft vergessen wird.
